Guiones telefónicos para una asesoría contable: 5 decisiones inteligentes
Durante la declaración trimestral, el teléfono suena sin parar. Justo entonces, sus empleados necesitan una gran concentración para finalizar los balances. Si configura ahora guiones telefónicos bien pensados para su asesoría contable, notará la diferencia seis meses después. Verá más tranquilidad y eficiencia en su trabajo. A continuación, encontrará 5 puntos clave para organizar su telefonía de forma estructurada para todo el año.
1. Elija un menú de opciones lógico antes de que empiece el período de mayor actividad.
Un menú de opciones es un sistema de enrutamiento por voz que dirige a quienes llaman, mediante las teclas, directamente al departamento o gestor de expedientes adecuado. Cuando un empresario llama por una pregunta urgente de IVA, quiere contactar directamente con la persona correcta. No quiere que le transfieran tres veces. En el estudio, escucho regularmente menús de opciones con demasiadas alternativas. Por ello, limite el número de opciones a un máximo de cuatro categorías claras:
- Expedientes en curso y preguntas fiscales
- Facturación y administración
- Nuevos clientes y asesoramiento inicial
- Recepción general Si lo formula hoy con claridad, evitará que su secretaría tenga que atender llamadas que corresponden a otras áreas durante el ajetreado período del impuesto de sociedades.
2. Formule un mensaje de voz que recopile información.
Un mensaje estándar que solo pide "dejar un mensaje después de la señal" supondrá una gran pérdida de tiempo en unos meses. Las personas que llaman suelen dejar solo su nombre de pila. Esto obliga a un empleado a buscar durante minutos en el sistema de gestión de expedientes para saber quién ha llamado. Por ello, pida amablemente a quienes llaman que dejen los datos clave necesarios:
- El nombre de la empresa
- El número de IVA o el número de empresa
- El nombre de la persona de contacto habitual en el despacho
- La pregunta concreta Con esos datos, su empleado le devolverá la llamada preparado, con el expediente correcto ya abierto en pantalla. Esto evitará una doble llamada telefónica.
3. Planifique los mensajes de temporada con antelación.
Una asesoría contable vive al ritmo de los plazos legales. Un guion que configure en enero para la declaración de IVA ya no será válido cuando lleguen las vacaciones de verano. Tampoco lo será cuando se acerque la presentación del IRPF. Si escribe los guiones para todo el año con antelación, podrá grabarlos en una sola sesión. Así mantendrá el mismo tono de voz familiar en la línea durante todo el año. En nuestra base de datos, trabajamos con voces profesionales de Bélgica y Países Bajos. Cuando un cliente añada un mensaje adicional más tarde, se podrá volver a contratar al mismo actor de voz. Esto asegura que el sonido se mantenga consistente a lo largo de los años.
4. Preste atención al ritmo de habla adecuado para números y procedimientos.
Como director, en el estudio siempre presto mucha atención a la calma en la voz. Un actor de voz que lee demasiado rápido un texto de bienvenida hace que las personas que llaman se pierdan los horarios de apertura o la dirección de correo electrónico. Y volverán a llamar inmediatamente. Para secuencias numéricas, como un número de empresa o un número de extensión específico, se aplica una regla sencilla: pronuncie los números siempre en bloques cortos de dos o tres, con una pausa clara entre ellos. Esto le da tiempo a la persona que llama para anotar sin tener que rebobinar. Además, un tono tranquilo y seguro genera inmediatamente la confianza que se espera de un asesor financiero.
Preguntas frecuentes
¿Con qué frecuencia debe una asesoría contable renovar sus textos telefónicos?
Los mensajes básicos y el menú de opciones suelen durar años, siempre que la estructura de su oficina se mantenga igual. Sin embargo, es aconsejable revisar al menos una vez al año si los horarios de apertura, los períodos de vacaciones y las posibles opciones de marcación directa siguen siendo actuales.
¿Puede una voz grabar todos los mensajes de temporada?
Sí, incluso es recomendable. Al contratar al mismo actor de voz profesional para su mensaje de bienvenida, su texto de música en espera y sus avisos de vacaciones, sus clientes reconocerán de inmediato el punto de contacto habitual de su oficina.
¿Qué idioma es mejor elegir para una oficina en Flandes o Bruselas?
Para Flandes, una voz flamenca cuidada es suficiente. Si recibe regularmente a empresarios francófonos o anglófonos, un menú de opciones bilingüe o trilingüe ofrece claridad de inmediato. Nuestras voces graban en idiomas nativos como neerlandés, francés (BE) e inglés. Si desea empezar a redactar usted mismo los textos para su centralita, consulte nuestros textos de ejemplo listos para usar para inspirarse para su oficina. No dude en contactarnos si desea consultar sobre el tono adecuado o la elección de voz para su equipo.
