Cómo grabar su menú telefónico profesionalmente: un plan paso a paso claro

Paso 1: Reduzca su menú de opciones a lo esencial

Las personas que llaman quieren ser atendidas rápidamente, sin tener que deambular por un laberinto digital. Cuanto más corto y sencillo sea el menú de opciones, más rápido llegará su cliente a la persona adecuada. Piense en el menú telefónico como en la recepción de un edificio: usted quiere que el visitante encuentre la puerta correcta de inmediato, sin tener que descifrar carteles en latín.

• Limite el número de opciones a un máximo de cuatro por menú.
• Mencione primero el propósito y después la tecla (por ejemplo: «Para Contabilidad, pulse 1»).
• Elimine las fórmulas de cortesía superfluas entre las opciones.

Consejo: Lea sus textos en voz alta. Si se queda sin aliento después de dos opciones, el guion es demasiado largo.

Paso 2: Elija la voz adecuada para su marca

El tono de la voz determina el ambiente de toda la conversación. Como señaló Kurt en una de las opiniones de nuestros clientes: una voz profesional en la centralita telefónica genera reacciones positivas de los clientes en solo dos días. ¿Quiere una imagen corporativa y distinguida, o busca más bien una voz flamenca fresca y cálida?

En Flandes, una voz natural y amable funciona muy bien. Piense en nuestra actriz de doblaje Hannelore, que tiene una voz fresca y familiar que gusta de sonreír. Si tiene un público internacional, también puede considerar opciones multilingües o un saludo en inglés, como los de Alyson o Catherine.

Consejo: Al elegir una voz, no solo escuche el timbre, sino también el ritmo. Para un menú telefónico, una articulación tranquila y clara es indispensable.

Paso 3: Dé instrucciones claras para la grabación

Cuando el actor de voz entra al estudio, la dirección adecuada marca la diferencia. Un error común en los menús telefónicos es una entonación ascendente al final de una opción, lo que hace que la frase suene a pregunta.

Consejo de dirección de nuestro estudio: Pida al locutor que termine cada opción con una entonación descendente (un «punto» en la voz) y una breve pausa antes del número. Así, la persona que llama sabrá con precisión dónde termina la opción y qué tecla le corresponde. Pida a la voz que hable con una ligera sonrisa; se notará de inmediato en el timbre.

Paso 4: Asegure un desarrollo fluido en los tiempos de espera y cierres

Además del menú principal, hay otros momentos importantes en los que la persona que llama necesita orientación: la cola de espera y el mensaje fuera del horario de atención.

1. Fuera del horario de atención: Informe claramente cuándo está disponible y, si es posible, ofrezca una alternativa a través del sitio web.
2. En la cola de espera: Ofrezca un mensaje corto y amable que no se repita cada diez segundos.
3. Calidad de audio clara: Asegúrese de que el formato de audio se adapte perfectamente a su centralita telefónica (como WAV o MP3 en la frecuencia correcta).

Consejo: Mantenga el mensaje de espera breve y alterne música de fondo relajante con la voz para que la persona que llama sepa que la línea sigue abierta.

Paso 5: Pruebe el resultado desde la perspectiva de quien llama

Una vez que los archivos de audio se hayan cargado en la centralita telefónica, es hora de una prueba práctica. Llame usted mismo a su centralita con un dispositivo móvil, si es posible con el altavoz o en un entorno ruidoso. Experimente cómo se recibe el mensaje. ¿Es la voz claramente inteligible? ¿Es correcto el volumen en relación con la música de espera?Consejo: Pida a alguien que no conozca su empresa que llame. Esa nueva perspectiva le indicará de inmediato cualquier paso confuso.

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¿Desea transformar su centralita telefónica en un comité de bienvenida hospitalario? Puede preparar fácilmente su propio menú telefónico o pedirnos que le ayudemos a pensar en el guion y la mejor elección de voz. No dude en ponerse en contacto con nosotros para recibir asesoramiento personalizado.