Paso 1: Determine de antemano qué debe comunicar obligatoriamente
Un aviso de grabación es un mensaje de audio pregrabado que informa a los interlocutores sobre el registro de la llamada telefónica y su propósito específico. Un ejemplo típico de esto lo oirá en los servicios de atención al cliente: «Esta conversación puede ser grabada para mejorar nuestro servicio».
Según la legislación de privacidad, usted no puede grabar una conversación en Bélgica y los Países Bajos sin un aviso claro previo. Debe informar al interlocutor antes de que comience la grabación. Asegúrese de que su texto contenga al menos estos tres puntos:
- El propósito exacto de la grabación (como mejora de la calidad o creación de expedientes).
- La notificación de que se está realizando la grabación.
- Posiblemente, la opción de oponerse o de continuar la conversación de otra manera.
Consejo: sea específico sobre su razón; eso no solo suena más honesto, sino que también aclara las cosas de inmediato.
Paso 2: Escriba un guion en lenguaje humano
Los textos legales suelen sonar herméticos en papel, pero tan pronto como alguien los lee en voz alta, se convierten en avisos fríos. Escriba frases cortas que pueda pronunciar con fluidez. Evite términos formales como «conforme a la normativa de privacidad» o «se registra en nuestros servidores».
Un guion claro y amable suena así, por ejemplo:
«Bienvenido a nuestro equipo. Para formar a nuestros empleados y mejorar nuestro servicio, esta conversación puede ser grabada. Si permanece en línea, usted da su consentimiento».
¿Desea dar al interlocutor una opción activa? Entonces puede añadir un menú de opciones:
«Pulse 1 si podemos grabar esta conversación para formación interna, o pulse 2 para ser conectado directamente sin grabación».
Consejo: lea su texto escrito en voz alta tres veces para usted mismo; si tropieza con una combinación de palabras, reescríbala de inmediato.
Paso 3: Elija el tono de voz adecuado para su telefonía
La forma en que suena una voz determina cómo se recibe el mensaje. Una entrega estricta y formal crea rápidamente la impresión de que seguirá un interrogatorio legal. Un estilo excesivamente alegre, por otro lado, no encaja con un aviso serio. Busque un tono de voz tranquilo, cálido y transparente.
